Packing list là gì? Hướng dẫn cách lập phiếu đóng gói hàng

Trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu, packing list đóng vai trò như tấm bản đồ chi tiết về hàng hóa trong mỗi chuyến vận chuyển. Đây là tài liệu cần thiết giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu sai sót và hỗ trợ quy trình hải quan hiệu quả. Vậy packing list là gì? Làm thế nào để lập danh sách hàng hóa chuẩn xác và chuyên nghiệp? Bài viết dưới đây Naipot sẽ giải đáp chi tiết và hướng dẫn bạn cách thực hiện.

Packing list là gì? Hướng dẫn cách lập phiếu đóng gói hàng 

Packing list là gì?

Packing list hay phiếu đóng gói hàng hóa là một tài liệu quan trọng trong vận chuyển và xuất nhập khẩu, dùng để liệt kê chi tiết các mặt hàng được đóng gói trong kiện hàng, container, hoặc lô hàng. Packing list cung cấp thông tin đầy đủ về số lượng, khối lượng, mô tả, cách sắp xếp hàng hóa, giúp người gửi, người nhận và các bên liên quan dễ dàng kiểm tra, đối chiếu hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó, phiếu đóng gói hàng hóa còn giúp hỗ trợ người mua trong việc dự tính và tối ưu hóa các nguồn lực:

• Phương tiện vận chuyển phù hợp: Xác định loại xe hoặc container cần sử dụng.
• Không gian lưu trữ cần thiết: Dễ dàng chuẩn bị kho bãi đủ diện tích.
• Cách bốc dỡ hàng hóa an toàn: Quyết định sử dụng máy móc hay nhân lực phù hợp để tránh rủi ro như hư hại hoặc vỡ hàng.
• Thời gian xử lý hàng hóa: Lập kế hoạch cụ thể, giảm thời gian chờ đợi không cần thiết.

Vai trò của packing list trong đóng gói hàng hóa 

Vai trò của packing list 

Kiểm soát hàng hóa

Packing list đóng vai trò như một bản ghi chi tiết giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận hàng hóa. Tài liệu này liệt kê cụ thể các mặt hàng, số lượng, trọng lượng và cách đóng gói, giúp cả người gửi và người nhận dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thực tế với thông tin trên giấy tờ. Đặc biệt quan trọng trong việc hạn chế sai sót hoặc nhầm lẫn về hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Hỗ trợ thủ tục hải quan

Packing list là một trong những tài liệu bắt buộc trong quy trình khai báo xuất nhập khẩu. Cơ quan hải quan sử dụng danh sách này để kiểm tra và xác nhận nội dung lô hàng phù hợp với khai báo và các quy định hiện hành. Một packing list rõ ràng và chi tiết không chỉ giúp đẩy nhanh quá trình thông quan mà còn tránh được các rắc rối pháp lý không đáng có.

Đối chiếu chứng từ

Packing list được sử dụng kết hợp với các tài liệu khác như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và vận đơn (Bill of Lading) để xác minh tính hợp lệ của lô hàng. Sự đối chiếu này đảm bảo rằng các thông tin về hàng hóa, số lượng và vận chuyển đều nhất quán trên mọi tài liệu, giúp giảm thiểu rủi ro trong giao dịch thương mại quốc tế.

Các loại packing list phổ biến trong xuất nhập khẩu

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, packing list thường được phân thành ba loại chính, mỗi loại phục vụ mục đích và đối tượng sử dụng khác nhau:

• Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing list): Đây là dạng phiếu liệt kê đầy đủ và chi tiết nhất các thông tin về hàng hóa, bao gồm tên hàng, số lượng, kích thước và cách đóng gói. Loại phiếu này thường được sử dụng trong các giao dịch trực tiếp giữa người mua và người bán, đảm bảo cả hai bên có đầy đủ dữ liệu để kiểm tra và đối chiếu. Hiện nay, đây là loại phiếu phổ biến nhất trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
• Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing list): Đúng như tên gọi, phiếu đóng gói trung lập sẽ không chứa thông tin về người bán hàng, chỉ tập trung vào việc mô tả các mặt hàng. Loại phiếu này phù hợp với các giao dịch cần bảo mật thông tin người bán, thường gặp trong các giao dịch trung gian hoặc khi hàng hóa được vận chuyển qua nhiều đối tác khác nhau.
• Phiếu đóng gói và trọng lượng (Packing and Weight list): Đây là loại phiếu kết hợp thông tin chi tiết về danh sách đóng gói và khối lượng của từng lô hàng. Loại phiếu này đặc biệt hữu ích trong các giao dịch quốc tế, khi khối lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng trong tính toán chi phí vận chuyển và thủ tục hải quan.

Hướng dẫn cách lập packing list 

Hướng dẫn cách lập packing list chi tiết 

Sau khi đã hiểu được packing list là gì? Tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu về cách lập phiếu đóng gói hàng chi tiết, để tránh điền sai hoặc thiếu thông tin ảnh hưởng đến việc vận chuyển hàng hóa. 

Tiêu đề của phiếu

Tên công ty, logo, địa chỉ cụ thể, số điện, fax của công ty. 

Thông tin người bán (Seller)

Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc của bên bán hàng

Số và ngày packing list

Số và ngày packing list là mã số quan trọng để quản lý tài liệu và phải ghi kèm ngày lập phiếu.

Thông tin người mua (Buyer)

Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại của bên mua hàng để thuận tiện cho liên hệ và xác nhận.

Số tham chiếu (Ref No)

Ref No có thể là số đơn hàng hoặc ghi chú thông tin bên nhận thông báo khi hàng đến (Notify Party), đặc biệt cần thiết khi thanh toán qua L/C. 

Thông tin vận chuyển 

• Port of Loading: Cảng bốc hàng.
• Port of Destination: Cảng đến.
• Vessel Name: Tên tàu và số chuyến.
• ETD: Ngày dự kiến tàu chạy (Estimated Time Delivery).

Mô tả lô hàng (Product)

Tên hàng hóa, mã HS Code, ký mã hiệu.

Số lượng và đóng gói (Quantity & Packing)

Số lượng thùng, kiện, hoặc hộp đóng gói. Ví dụ: 100.000 sản phẩm, đóng gói 500 sản phẩm/kiện sẽ tương ứng với 200 kiện (bales).

Trọng lượng hàng 

• Net Weight (NWT): Trọng lượng tịnh của hàng hóa (không tính bao bì).
• Gross Weight (GWT): Trọng lượng tổng bao gồm cả bao bì đóng gói. Cần đảm bảo GWT không vượt quá giới hạn mà hãng tàu cho phép.

Ghi chú bổ sung (Remark)

Điền các thông tin hoặc ghi chú đặc biệt liên quan đến lô hàng (nếu có).

Xác nhận từ bên bán hàng

Packing list chỉ được xem là hợp lệ khi có chữ ký và con dấu xác nhận của bên bán.

Những lưu ý quan trọng khi lập packing list 

Những lưu ý quan trọng khi lập packing list 

Để tránh sai sót trong quá trình làm phiếu đóng gói hàng có một số lưu ý bạn cần phải chú ý như sau: 

• Phân biệt với hóa đơn thương mại: Packing list mô tả chi tiết về hàng hóa và đóng gói, trong khi hóa đơn thương mại liên quan đến thanh toán và giá trị.
• Đảm bảo thông tin chính xác: Cung cấp đầy đủ thông tin như tên người bán, người mua, mô tả sản phẩm, số lượng, trọng lượng và kích thước.
• Ghi đúng số lượng và đóng gói: Mô tả rõ số lượng, bao bì, và cách thức đóng gói hàng hóa.
• Mã HS Code và mô tả hàng hóa: Ghi mã HS và mô tả chính xác để phục vụ cho hải quan.
• Trọng lượng tịnh và tổng: Cung cấp đúng trọng lượng tịnh (Net Weight) và tổng (Gross Weight) của lô hàng.
• Thông tin bên nhận thông báo: Cung cấp thông tin về Notify Party khi thanh toán qua L/C.
• Xác nhận thông tin trước khi ký: Kiểm tra và xác nhận thông tin trước khi ký và đóng dấu.
• Bảo mật thông tin kinh doanh: Sử dụng phiếu đóng gói trung lập nếu cần bảo mật thông tin người bán.
• Tuân thủ yêu cầu hải quan: Đảm bảo packing list đúng theo yêu cầu của hải quan và đối tác vận chuyển.
• Ngôn ngữ phù hợp: Dùng ngôn ngữ rõ ràng và phù hợp, ưu tiên sử dụng tiếng Anh cho các giao dịch quốc tế.

Hiểu rõ packing list là gì và cách lập đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được các rủi ro không đáng có. Việc thực hiện một packing list chi tiết và đầy đủ không chỉ hỗ trợ trong thủ tục hải quan mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết bạn đã biết cách thực hiện và nắm được các thông tin liên quan đến phiếu đóng gói hàng hóa.