Invoice là gì trong xuất nhập khẩu? Vai trò và các loại hóa đơn

Invoice là gì trong xuất nhập khẩu? Đây là câu hỏi quen thuộc với nhiều người khi bắt đầu tìm hiểu về lĩnh vực logistics và thương mại quốc tế. Invoice hay hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng dùng để thể hiện thông tin giao dịch giữa người bán và người mua, đồng thời là cơ sở để làm thủ tục hải quan và thanh toán quốc tế. Trong bài viết này, bạn sẽ được giải đáp chi tiết về khái niệm invoice, các loại phổ biến và lợi ích khi lập đúng chuẩn trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Invoice là gì trong xuất nhập khẩu? Vai trò và các loại hóa đơn

Invoice là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, invoice (hóa đơn thương mại) là chứng từ thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa, người bán, người mua, số lượng, đơn giá và tổng giá trị giao dịch. Đây là cơ sở để làm thủ tục hải quan, tính thuế và thanh toán quốc tế giữa hai bên mua và bán.

Invoice là gì trong xuất nhập khẩu?

Các hóa đơn này thường do người bán lập và gửi cho người mua, kèm theo hàng hóa hoặc trước khi giao hàng. Không chỉ đơn thuần là hóa đơn thanh toán, invoice còn được cơ quan hải quan sử dụng để kiểm tra, xác minh giá trị khai báo, từ đó quyết định mức thuế và cho phép thông quan.

Trong xuất nhập khẩu, một invoice hợp lệ cần thể hiện rõ:

• Thông tin người bán và người mua
• Mô tả hàng hóa chi tiết
• Số lượng, đơn giá, tổng tiền
• Điều kiện giao hàng (Incoterms)
• Phương thức thanh toán
• Ngày lập invoice và mã đơn hàng (nếu có)

Hiểu đúng invoice là gì trong xuất nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp hoặc cá nhân mới tham gia hoạt động mua bán quốc tế tránh rủi ro sai sót, trì hoãn thông quan và tranh chấp hợp đồng.

Vai trò của invoice trong quy trình xuất nhập khẩu

Vai trò của invoice trong quy trình xuất nhập khẩu

Sau khi hiểu rõ invoice là gì trong xuất nhập khẩu, bạn sẽ thấy rằng đây không chỉ là một tờ hóa đơn thông thường mà còn là chứng từ cốt lõi trong toàn bộ quy trình giao thương quốc tế. Dưới đây là những vai trò nổi bật mà bất kỳ doanh nghiệp hay cá nhân nào khi làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng cần nắm rõ:

Cơ sở để thanh toán quốc tế

Invoice thể hiện rõ ràng thông tin giao dịch bao gồm: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng (FOB, CIF…), phương thức thanh toán, mã HS code… Những nội dung này là căn cứ để ngân hàng hoặc các bên liên quan thực hiện thanh toán quốc tế qua các hình thức như chuyển khoản T/T, L/C...

Chứng từ bắt buộc trong khai báo hải quan

Khi làm thủ tục xuất hoặc nhập khẩu, Commercial Invoice là một trong những chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ khai báo hải quan. Cơ quan hải quan dựa vào thông tin trên invoice để xác định:

• Mức thuế nhập khẩu
• Mã HS code phù hợp
• Nguồn gốc xuất xứ hàng hóa
• Giá trị hàng hóa để tính thuế và kiểm tra lô hàng

Đối chiếu khi xảy ra tranh chấp

Các hóa đơn thương mại là bằng chứng hợp lệ để xác minh điều kiện giao dịch giữa hai bên. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp về giá, số lượng hoặc điều kiện giao hàng, hóa đơn thương mại sẽ được dùng để đối chiếu và giải quyết vấn đề theo quy định thương mại quốc tế.

Làm cơ sở để xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

Một số nước sẽ yêu cầu chứng minh nguồn gốc hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế quan. Invoice là căn cứ để cơ quan chức năng cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế khi xuất khẩu hàng sang các quốc gia có hiệp định FTA với Việt Nam.

Hỗ trợ kiểm soát nội bộ và kế toán

Ngoài giá trị pháp lý trong xuất nhập khẩu, các hóa đơn này còn là chứng từ quan trọng trong hệ thống kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Nó giúp bộ phận kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí và quản lý tồn kho một cách chính xác và minh bạch. 

Xem thêm: MOQ là gì? Tìm hiểu ý nghĩa và vai trò trong kinh doanh 

Các loại invoice phổ biến trong xuất nhập khẩu

Khi tìm hiểu invoice là gì trong xuất nhập khẩu, bạn sẽ nhận thấy rằng có nhiều loại hóa đơn được sử dụng tùy theo từng giai đoạn và mục đích của giao dịch. Việc hiểu rõ các loại hóa đơn không chỉ giúp xử lý hồ sơ chính xác, mà còn hỗ trợ hoạt động khai báo hải quan, thanh toán quốc tế và đối chiếu khi có tranh chấp. Dưới đây là ba loại hóa đơn phổ biến mà người làm xuất nhập khẩu cần nắm rõ. 

Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) 

Proforma Invoice là hóa đơn được lập trước khi hai bên chính thức ký kết hợp đồng mua bán. Đây là một loại chứng từ mang tính chất báo giá, thể hiện sự đồng thuận ban đầu giữa người bán và người mua về các điều khoản giao dịch như tên hàng, số lượng, đơn giá ước tính, điều kiện giao hàng và thời hạn hiệu lực. Mặc dù không có giá trị thanh toán hay dùng để khai báo hải quan, nhưng Proforma Invoice lại đóng vai trò quan trọng trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi doanh nghiệp cần xin giấy phép nhập khẩu, mở thư tín dụng (L/C) hoặc xác nhận thông tin đơn hàng ban đầu trước khi tiến hành giao dịch thực tế. 

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

Commercial Invoice, hay còn gọi là hóa đơn thương mại, là một loại chứng từ bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là hóa đơn chính thức do người bán phát hành sau khi giao dịch được xác nhận, đóng vai trò quan trọng trong cả thanh toán quốc tế và thủ tục khai báo hải quan.

Nội dung của một hóa đơn thương mại thường bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng như:

• Tên và địa chỉ của người bán và người mua
• Thông tin chi tiết về hàng hóa: tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị đơn hàng
• Điều kiện giao hàng theo Incoterms (ví dụ: FOB, CIF, EXW…)
• Mã HS code (mã phân loại hàng hóa dùng để xác định thuế suất)
• Phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P…)

Ngoài ra, đây còn là một trong các tài liệu quan trọng để xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) trong trường hợp doanh nghiệp muốn hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do. Vì vậy, việc lập hóa đơn thương mại chính xác, đầy đủ nội dung và tuân thủ quy định là yếu tố then chốt giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và đúng pháp luật.

Customs Invoice (Hóa đơn hải quan) 

Customs Invoice hay hóa đơn hải quan, là loại hóa đơn chuyên dụng được yêu cầu trong quá trình khai báo hải quan khi xuất khẩu hàng hóa sang một số thị trường đặc thù như Hoa Kỳ, Canada hoặc các nước có quy định riêng về nhập khẩu. Khác với Commercial Invoice, Customs Invoice cung cấp thông tin chi tiết và mở rộng hơn, giúp cơ quan hải quan dễ dàng xác minh hàng hóa và tính thuế.

Nội dung hóa đơn hải quan thường bao gồm: 

• Thông tin chi tiết về người bán và người mua
• Lý do xuất khẩu hàng hóa (mục đích thương mại, quà tặng, mẫu thử…)
• Mô tả đầy đủ từng mặt hàng: tên sản phẩm, mã HS code, số lượng, trọng lượng riêng biệt
• Quốc gia xuất xứ rõ ràng của từng sản phẩm
• Mã số thuế hoặc mã số người nhập khẩu (nếu có)

Loại hóa đơn này được dùng để hỗ trợ quá trình kiểm tra và thông quan của cơ quan chức năng, đặc biệt trong các trường hợp yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt về nguồn gốc và tính minh bạch của hàng hóa.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Customs Invoice không thay thế được Commercial Invoice. Thay vào đó, nó là chứng từ bổ sung bắt buộc trong bộ hồ sơ xuất khẩu sang các thị trường có yêu cầu đặc biệt. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị cả hai loại hóa đơn nếu muốn đảm bảo thủ tục hải quan diễn ra thuận lợi và đúng quy định.

Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ invoice là gì trong xuất nhập khẩu, cùng với vai trò và các loại hóa đơn thường gặp. Đây là kiến thức nền tảng mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực logistics hay thương mại quốc tế đều cần nắm vững. Trang bị hiểu biết chính xác về invoice sẽ giúp quá trình giao dịch và khai báo hải quan trở nên thuận lợi và minh bạch hơn. 

Nếu bạn còn thắc mắc, đừng ngần ngại liên hệ Naipot – Cổng nhập hàng Trung Quốc uy tín, giá tốt qua hotline 1900.633.432 để được hỗ trợ nhanh chóng.