Invoice là gì? Các loại hóa đơn trong ngành xuất nhập khẩu

Trong các giao dịch xuất nhập khẩu, invoice (hóa đơn) là một tài liệu không thể thiếu, giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch cho các giao dịch. Tuy nhiên, không phải tất cả các hóa đơn đều giống nhau, mà mỗi loại đều có mục đích và yêu cầu riêng biệt. Tùy vào từng hoàn cảnh và loại giao dịch, các doanh nghiệp sẽ sử dụng các loại hóa đơn khác nhau. Để hiểu rõ hơn về khái niệm invoice là gì và các loại hóa đơn phổ biến trong xuất nhập khẩu, hãy cùng Naipot khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.

Invoice là gì? Các loại hóa đơn trong ngành xuất nhập khẩu

Định nghĩa Invoice là gì? 

Trong xuất nhập khẩu, invoice là tài liệu quan trọng không thể thiếu trong giao dịch mua bán quốc tế. Hóa đơn này bao gồm thông tin về người xuất khẩu, người nhập khẩu, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, thuế và các điều khoản vận chuyển, thanh toán.

Định nghĩa Invoice là gì?

Thông thường, hóa đơn được người bán tự lập theo mẫu của riêng mình, không bắt buộc phải tuân theo mẫu của cơ quan thuế hay bất kỳ cơ quan nhà nước nào. Các cơ quan chính phủ và các bên liên quan có thể yêu cầu cung cấp hóa đơn để xác nhận thông tin giao dịch xuất khẩu, phục vụ cho các thủ tục như khai báo hải quan, thanh toán và vận chuyển hàng hóa.

Vai trò quan trọng của Invoice trong xuất nhập khẩu 

Invoice có vai trò quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu, cụ thể như sau:

• Chứng từ hợp đồng: Hóa đơn xác nhận các điều khoản trong hợp đồng mua bán, bao gồm giá trị, số lượng và mô tả hàng hóa.
• Xác nhận giao dịch: Hóa đơn chứng minh người mua đã thực hiện đơn hàng và cam kết thanh toán số tiền ghi trên hóa đơn.
• Cơ sở thanh toán: Invoice là cơ sở để tiến hành thanh toán, cung cấp thông tin về số tiền phải trả và các điều kiện thanh toán.
• Định giá và khai báo hải quan: Hóa đơn giúp xác định giá trị hàng hóa để tính thuế và làm thủ tục hải quan.
• Thông tin chi tiết hàng hóa: Invoice mô tả chi tiết loại, số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa, giúp đảm bảo tính chính xác và giải quyết khiếu nại sau này.

Các loại hóa đơn phổ biến hiện nay 

Các loại Invoice phổ biến hiện nay

Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)

Commercial Invoice hay còn gọi là hóa đơn thương mại, là một tài liệu quan trọng trong các giao dịch xuất nhập khẩu. Đây là chứng từ dùng để yêu cầu thanh toán từ phía người nhập khẩu, đảm bảo họ thực hiện nghĩa vụ tài chính theo đúng số tiền đã được thỏa thuận với người xuất khẩu. Loại hóa đơn này thường được phát hành bởi nhà sản xuất hoặc người bán hàng nhằm chính thức hóa giao dịch.

Bên trong hóa đơn bao gồm các thông tin sau: 

• Thông tin người bán và người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế 
• Mô tả chi tiết hàng hóa: Số lượng hàng, đơn giá, tổng giá trị đơn hàng 
• Điều kiện thanh toán: Các điều khoản như tín dụng, phương thức thanh toán và thời gian thanh toán.
• Giá trị hóa đơn: Thuế và các chi phí liên quan 

Proforma Invoice (Hóa đơn dự kiến)

Proforma là hóa đơn tạm thời hoặc dự kiến được phát hành trước khi giao hàng thực tế. Mặc dù nó không có giá trị thanh toán ngay lập tức, nhưng nó cung cấp một ước tính về giá trị của giao dịch, giúp người mua chuẩn bị tài chính và kế hoạch cho các bước tiếp theo. 

Ví dụ, một công ty cung cấp dịch vụ xuất khẩu các sản phẩm nhựa có thể sử dụng proforma invoice để gửi tới khách hàng trước khi tiến hành sản xuất, giúp khách hàng xác nhận chi phí và thời gian giao hàng.

Customs Invoice (Hóa đơn hải quan)

Customs là một loại hóa đơn đặc biệt được sử dụng để khai báo với cơ quan hải quan trong quá trình thông quan hàng hóa. Đây là tài liệu bắt buộc đối với các giao dịch xuất nhập khẩu, đặc biệt khi có liên quan đến việc tính thuế, phí hoặc khi có yêu cầu đặc biệt từ cơ quan hải quan. Trong hóa đơn bắt buộc phải có các thông tin sau: 

• Mã số từng loại hàng hóa để xác định mã HS và thuế suất 
• Giá trị chính xác của đơn hàng và các khoản thuế, phí liên quan 
• Thông tin thuế nhập khẩu/thuế xuất khẩu 

Freight Invoice (Hóa đơn vận chuyển)

Freight Invoice là hóa đơn được phát hành bởi nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển để yêu cầu thanh toán cho chi phí vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến điểm đến. Bao gồm phí vận chuyển chính, phí bảo hiểm, chi phí dỡ hàng, phí hải quan (nếu có) và các điều kiện giao hàng, phương thức vận chuyển, thời gian dự kiến nhận. 

Ví dụ, một doanh nghiệp nhập khẩu hàng điện tử từ Nhật Bản có thể nhận hóa đơn freight từ công ty vận chuyển, trong đó có các khoản phí vận chuyển từ cảng Yokohama đến cảng Hải Phòng. 

Bill of Sale Invoice (Hóa đơn bán hàng)

Bill of Sale là một hóa đơn bán hàng chính thức, chứng minh rằng giao dịch mua bán đã hoàn tất và người bán đã chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua. Đây thường được sử dụng trong các giao dịch bán hàng đơn giản hoặc giao dịch tài sản.

Ví dụ, trong trường hợp bán máy móc cũ cho một công ty ở nước ngoài, công ty bán hàng sẽ phát hành bill of sale để chứng minh quyền sở hữu của người mua.

Tax Invoice (Hóa đơn thuế)

Tax là hóa đơn được phát hành để chứng minh số tiền thuế mà người mua phải thanh toán, bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế khác có liên quan đến giao dịch.

Những lỗi cần tránh khi lập Invoice 

Những lỗi cần tránh khi lập Invoice

Khi lập hóa đơn thương mại, cần tránh những sai sót phổ biến sau để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật: 

• Thiếu thông tin quan trọng về giao hàng: Một số hóa đơn không ghi rõ điều kiện giao hàng theo Incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập, gây khó khăn trong quá trình vận chuyển và thông quan.
• Gộp nhiều loại hàng hóa thành một mục chung: Việc không tách biệt rõ ràng các loại hàng hóa trên hóa đơn có thể dẫn đến lỗi khai báo, khiến hàng hóa không được thông quan do vi phạm quy định hải quan.
• Không thể hiện chiết khấu rõ ràng: Nếu người bán áp dụng chiết khấu nhưng không ghi rõ trên hóa đơn mà chỉ thể hiện tổng giá trị sau chiết khấu, điều này dễ gây nhầm lẫn và có thể làm mất lòng tin giữa các bên.

Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ khái niệm Invoice và các loại hóa đơn trong xuất nhập khẩu. Nếu có thắc mắc hoặc cần thêm thông tin, hãy liên hệ Naipot - Cổng đặt hàng Trung Quốc.

Hotline: 1900.633.432

Email: hotro@naipot.com