Kiểm đếm hàng hóa là gì? Thời điểm và lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Kiểm đếm hàng hóa là khâu quan trọng trong quản lý kho và chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng, chất lượng hàng, tránh thất thoát và sai lệch tồn kho. Vậy kiểm đếm hàng hóa là gì, thời gian thực hiện và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Trong bài viết này, Naipot sẽ mang đến câu trả lời chi tiết, giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. 

Kiểm đếm hàng hóa là gì? Thời điểm và lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Tìm hiểu kiểm đếm hàng hóa là gì? 

Kiểm đếm hàng hóa là quá trình kiểm tra, đếm và ghi nhận số lượng hàng hóa thực tế so với dữ liệu tồn kho trong hệ thống quản lý. Đây là bước quan trọng trong logistics và quản lý kho, giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa đúng số lượng, chất lượng, đồng thời phát hiện kịp thời sai lệch hoặc thất thoát. Hoạt động kiểm đếm thường diễn ra tại nhiều thời điểm khác nhau, bao gồm khi giao hàng tại cảng xuất, nhận hàng tại cảng nhập hay định kỳ trong kho.

Tìm hiểu kiểm đếm hàng hóa là gì? 

Tùy theo loại hàng và quy mô doanh nghiệp, kiểm đếm có thể thực hiện theo số lượng từng sản phẩm, theo trọng lượng hoặc sử dụng công nghệ mã vạch, máy quét để tăng tốc độ và độ chính xác. Việc kiểm đếm hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng tồn kho, tối ưu quản lý mà còn giảm rủi ro tranh chấp, nâng cao uy tín, đồng thời hỗ trợ người mua và logistics trong quá trình vận chuyển, khiếu nại hoặc bảo hiểm hàng hóa. Đây là một bước quan trọng đảm bảo hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ trong hoạt động kinh doanh.

Thời điểm thực hiện kiểm đếm hàng hóa

Kiểm đếm hàng hóa thường được thực hiện tại hai thời điểm quan trọng: khi hàng được xếp lên hoặc dỡ xuống khỏi phương tiện vận chuyển. Quá trình này có thể kết hợp lấy mẫu ngẫu nhiên để kiểm tra tính chính xác của số lượng và đặc tính hàng hóa, đảm bảo đúng như thông tin trên hóa đơn hoặc chứng từ. 

Thời điểm thực hiện kiểm đếm hàng hóa

Kiểm đếm tại thời điểm giao hàng

Dịch vụ kiểm đếm tại thời điểm giao hàng được áp dụng cho mọi loại phương tiện và địa điểm giao nhận. Mục tiêu chính là xác nhận số lượng hàng hóa đã được giao từ người bán đến người mua tại điểm xuất hàng. Kết quả kiểm đếm giúp người mua xác định chính xác số tiền phải thanh toán, đồng thời là cơ sở để bên vận chuyển ký biên nhận và lập vận tải đơn. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo minh bạch và tránh tranh chấp trong quá trình giao nhận.

Kiểm đếm tại thời điểm nhận hàng

Kiểm đếm khi nhận hàng cũng được áp dụng cho tất cả các phương tiện và địa điểm. Mục đích là xác thực số lượng hàng hóa thực tế được giao đến tay người mua. Thông tin kiểm đếm này được sử dụng để nhập kho, lập báo cáo tồn kho và tính toán chi phí chính xác. Đồng thời, đây cũng là căn cứ quan trọng để khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường nếu xảy ra thiếu hụt, hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Xem thêm: Invoice là gì? Các loại hóa đơn trong xuất nhập khẩu 

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa 

• Đảm bảo số lượng hàng hóa chính xác: Dịch vụ kiểm đếm giúp xác nhận số lượng hàng hóa thực tế so với đơn đặt hàng hoặc chứng từ vận chuyển. Việc này giúp phát hiện kịp thời các sai lệch, thiếu hụt hoặc thừa hàng, tránh rủi ro tranh chấp giữa người bán và người mua.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhận: Ngoài số lượng, kiểm đếm còn giúp đánh giá tình trạng hàng hóa, phát hiện hư hỏng, vỡ, móp méo hay lỗi sản phẩm. Nhờ đó, người nhận có thể yêu cầu xử lý ngay với nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển trước khi hàng về tay. 
• Giảm thiểu rủi ro tổn thất và khiếu nại: Bằng việc xác nhận chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa, dịch vụ kiểm đếm giúp hạn chế các tranh chấp pháp lý, khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường sau này. Đây là yếu tố quan trọng trong thương mại quốc tế hoặc logistics có nhiều khâu trung gian.
• Tối ưu hóa quy trình vận hành: Kiểm đếm hàng hóa trước khi giao giúp doanh nghiệp lập kế hoạch lưu kho, phân phối và bán hàng chính xác hơn. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho, tránh thất thoát và tiết kiệm chi phí vận hành.
• Hỗ trợ trong quá trình logistics và bảo hiểm: Thông tin kiểm đếm chi tiết còn phục vụ việc khai báo hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa hoặc làm cơ sở khi xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển.

Quy trình kiểm đếm hàng hóa 

Quy trình kiểm đếm hàng hóa 

Quy trình kiểm đếm hàng hóa là tập hợp các bước hệ thống được thực hiện nhằm xác nhận số lượng, chất lượng và tình trạng của hàng hóa trước khi giao nhận hoặc nhập kho. Quy trình này giúp doanh nghiệp, người mua và bên vận chuyển đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hạn chế rủi ro. 

Mỗi bên liên quan trong quá trình giao nhận hàng hóa, từ người bán, đơn vị vận chuyển đến người mua, thường sẽ có quy trình kiểm đếm riêng để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của mình. Tuy nhiên, một quy trình kiểm đếm hàng hóa tiêu chuẩn thường gồm các bước sau: 

• Bước 1: Xác định danh sách hàng hóa cần kiểm đếm, số lượng dự kiến và các thông tin liên quan như trọng lượng, kích thước, mã sản phẩm. Chuẩn bị các công cụ hỗ trợ như cân, thước, máy quét mã vạch, phiếu kiểm đếm và bảng theo dõi. 
• Bước 2: Kiểm tra bên ngoài hàng hóa, bao bì, nhãn mác, tem niêm phong để phát hiện hư hỏng hoặc bất thường. Lấy mẫu ngẫu nhiên nếu cần để đánh giá chất lượng sản phẩm. 
• Bước 3: Đếm số lượng từng loại hàng hóa, so sánh với chứng từ, phiếu xuất nhập hoặc đơn đặt hàng. Ghi nhận các phát hiện bất thường, thiếu hụt hoặc hư hỏng trong quá trình kiểm đếm.
• Bước 4: So sánh kết quả kiểm đếm với hóa đơn, vận tải đơn hoặc danh sách hàng hóa. Xác nhận số lượng và tình trạng hàng hóa với các bên liên quan (người giao, người nhận, đơn vị vận chuyển).
• Bước 5: Ghi rõ số lượng, tình trạng, các vấn đề phát sinh và đề xuất xử lý. Biên bản này là chứng từ pháp lý để xác minh, giải quyết tranh chấp hoặc khiếu nại sau này.
• Bước 6: Sau khi kiểm đếm xong, hàng hóa được bàn giao cho người nhận hoặc đưa vào kho. Kết quả kiểm đếm được cập nhật vào hệ thống quản lý kho, giúp theo dõi tồn kho và quản lý tài sản chính xác.

Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa giá siêu rẻ từ Naipot 

Khách hàng có thể chọn dịch vụ kiểm đếm ngay khi đặt hàng trên hệ thống Naipot. Khi hàng về kho Trung Quốc, nhân viên sẽ tiến hành kiểm đếm dựa trên số lượng và các thuộc tính cơ bản mà khách đã đăng ký (ví dụ: kích cỡ, màu sắc đối với sản phẩm thời trang). Lưu ý, màu sắc thực tế có thể chênh lệch nhẹ so với hình ảnh hiển thị trên website.

Dịch vụ kiểm đếm của Naipot chỉ tập trung vào số lượng và thuộc tính cơ bản, không kiểm tra chất liệu, thông số kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, hàng giả (fake) hay thương hiệu.

Đặc biệt, khách hàng sử dụng dịch vụ kiểm đếm của Naipot sẽ được hoàn 100% tiền hàng nếu phát hiện sai lệch về số lượng hoặc các thuộc tính đã cam kết kiểm đếm. Mức phí kiểm đếm được áp dụng theo số lượng sản phẩm trên đơn hàng, với sản phẩm giá từ 10 tệ trở lên từ 1.500 – 5.000 VND/sản phẩm và sản phẩm giá dưới 10 tệ từ 500 – 1.000 VND/sản phẩm. Dịch vụ này không áp dụng cho đơn hàng trên 200 sản phẩm.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ về kiểm đếm hàng hóa, từ khái niệm, thời điểm thực hiện đến những lợi ích thiết thực khi sử dụng dịch vụ. Việc áp dụng kiểm đếm hàng hóa một cách khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát kho tốt hơn mà còn tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hãy cân nhắc lựa chọn dịch vụ phù hợp để đảm bảo hàng hóa luôn được quản lý chính xác và doanh nghiệp phát triển bền vững.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về đơn hàng hoặc cần tư vấn chi tiết về dịch vụ kiểm đếm hàng hóa tại Naipot – Cổng nhập hàng Trung Quốc, hãy liên hệ ngay hotline 1900.633.432 để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tình.