Nhập khẩu chính ngạch là gì? Hiểu đúng để tránh rủi ro pháp lý

Nhập khẩu chính ngạch là gì và tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức này? Trong bối cảnh siết chặt quản lý hải quan, việc nắm rõ khái niệm và quy trình nhập khẩu chính ngạch sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro pháp lý, bảo vệ hàng hóa và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định. Cùng Naipot tìm hiểu rõ hơn để không gặp sai sót khi vận chuyển hàng hóa về Việt Nam. 

Nhập khẩu chính ngạch là gì? Hiểu đúng để tránh rủi ro pháp lý

Tìm hiểu nhập khẩu chính ngạch là gì? 

Nhập khẩu chính ngạch là gì? Đây là hình thức nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam thông qua con đường hợp pháp, được Nhà nước công nhận và quản lý chặt chẽ. Toàn bộ quá trình đều có đầy đủ giấy tờ như hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại (invoice), phiếu đóng gói (packing list), chứng từ nguồn gốc xuất xứ (C/O), tờ khai hải quan và hóa đơn nộp thuế. 

Tìm hiểu nhập khẩu chính ngạch là gì? 

So với hình thức tiểu ngạch hay xách tay, nhập khẩu chính ngạch đảm bảo an toàn pháp lý, minh bạch về nguồn gốc, giúp doanh nghiệp hoặc cá nhân yên tâm mở rộng kinh doanh, đặc biệt là khi đưa hàng vào siêu thị, sàn thương mại điện tử hoặc phân phối quy mô lớn.

Việc hiểu rõ nhập khẩu chính ngạch là gì sẽ giúp bạn tránh các rủi ro như hàng bị giữ tại cảng, phạt vi phạm hành chính, mất trắng lô hàng hoặc ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Ngoài ra, đây còn là điều kiện tiên quyết nếu bạn muốn phát triển kinh doanh bền vững và chuyên nghiệp hơn.

Các loại hàng hóa thường áp dụng hình thức vận chuyển chính ngạch 

Vận chuyển chính ngạch là phương thức nhập khẩu hàng hóa được kê khai rõ ràng với cơ quan hải quan, có đầy đủ chứng từ và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Không phải loại hàng nào cũng buộc phải nhập theo chính ngạch, nhưng có một số nhóm mặt hàng thường được ưu tiên hoặc bắt buộc sử dụng hình thức này do đặc thù về giá trị, quy định quản lý hoặc mục tiêu kinh doanh dài hạn.

Các loại hàng hóa thường áp dụng hình thức nhập khẩu chính ngạch 

• Máy móc, thiết bị và linh kiện công nghiệp: Đây là nhóm hàng có giá trị lớn, thường được doanh nghiệp nhập về để phục vụ sản xuất, thi công. Việc nhập khẩu chính ngạch giúp đảm bảo tính hợp pháp, dễ bảo hành, bảo trì, đồng thời dễ đưa vào hạch toán kế toán. 
• Dược phẩm, mỹ phẩm và thực phẩm chức năng: Các mặt hàng này nằm trong danh mục quản lý đặc biệt, phải có giấy phép nhập khẩu, kiểm định chất lượng, chứng từ nguồn gốc rõ ràng. Nếu nhập theo hình thức khác sẽ có nguy cơ bị tịch thu hoặc xử phạt rất cao. 
• Thực phẩm và nông sản chế biến: Dù là hàng tiêu dùng phổ biến nhưng vì ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng nên nhóm hàng này thường yêu cầu kiểm dịch, công bố chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm. Do đó, nhập khẩu chính ngạch là hình thức bắt buộc nếu chủ shop, doanh nghiệp muốn phân phối chính thức tại Việt Nam. 
• Nguyên vật liệu sản xuất: Các công ty sản xuất nhập khẩu nguyên liệu như vải, da, nhựa, hạt nhựa, hóa chất công nghiệp,... đều phải thực hiện nhập khẩu chính ngạch để khấu trừ thuế, hợp thức hóa đầu vào cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Xem thêm: Invoice là gì? Các loại hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu 

So sánh nhập khẩu chính ngạch và nhập khẩu tiểu ngạch 

Quy trình nhập khẩu chính ngạch chi tiết 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng từ nhập khẩu chính ngạch 

Đây là bước đầu tiên và bắt buộc, quyết định việc khai báo hải quan có thuận lợi hay không. Bộ chứng từ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
• Tờ khai hải quan
• Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước
• L/C (nếu thanh toán qua tín dụng thư)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O form E nếu có)
• Hóa đơn vận chuyển
• Giấy kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng (nếu yêu cầu)

Bước 2: Khai báo tờ khai nhập khẩu qua hệ thống hải quan điện tử 

Để khai báo hải quan chính ngạch, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS bằng cách:

• Đăng ký mã doanh nghiệp (user code)
• Mua chữ ký số (token)
• Cài đặt phần mềm khai hải quan

Sau đó, doanh nghiệp tiến hành khai báo tờ khai điện tử. Khi hoàn tất, hệ thống sẽ phân luồng:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra, được thông quan ngay
• Luồng vàng: Xuất trình chứng từ để đối chiếu
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa

Lưu ý: Việc khai sai mã HS, đơn giá hoặc thông tin hàng hóa dễ khiến lô hàng bị phân vào luồng đỏ, làm chậm tiến độ giao nhận.

Bước 3: Nộp thuế và nhận lệnh giao hàng 

Sau khi được phân luồng, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế. Có 3 hình thức nộp:

• Chuyển khoản điện tử qua ngân hàng
• Nộp trực tiếp tại kho bạc Nhà nước
• Thanh toán tại ngân hàng liên kết với Tổng cục Hải quan

Đồng thời, để lấy lệnh giao hàng từ hãng tàu, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Giấy giới thiệu nhận hàng
• Vận đơn
• Thông báo hàng đến (Arrival Notice)
• Với container: cần thêm Giấy mượn container và Giấy trả rỗng

Bước 4: Làm thủ tục thông quan tại cảng hoặc sân bay 

Mang đầy đủ chứng từ đã chuẩn bị đến cơ quan hải quan tại nơi hàng đến để làm thủ tục thông quan. Việc khớp thông tin giữa hồ sơ khai báo và thực tế hàng hóa là rất quan trọng để tránh phát sinh kiểm tra lại hoặc bị phạt.

Bước 5: In phiếu giao nhận và lấy hàng về kho 

Sau khi hàng được thông quan:

• In mã vạch tờ khai và phiếu EIR (phiếu giao nhận container) trên website Tổng cục Hải quan
• Đến khu vực giám sát để làm thủ tục thanh lý, hải quan sẽ xác nhận hàng đã rời cảng

Bước 6: Nhận lại tiền cọc container (nếu có)

Nếu doanh nghiệp mượn container từ hãng tàu, cần:

• Hạ rỗng container tại địa điểm chỉ định
• Mang theo Giấy giới thiệu, Giấy mượn container và Giấy trả rỗng đến hãng tàu để nhận lại tiền cọc

Lưu ý: Nếu container hư hỏng hoặc vi phạm thời gian hoàn trả, doanh nghiệp có thể bị trừ phí theo quy định của hãng tàu.

Bước 7: Hoàn tất hồ sơ, thanh toán với ngân hàng

Bước cuối cùng là tập hợp toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến lô hàng và gửi về ngân hàng để:

• Hoàn tất xác nhận thanh toán (toàn phần hoặc từng phần nếu trả góp)
• Đảm bảo tính hợp lệ cho giao dịch ngoại thương và thuận tiện cho các đợt nhập khẩu tiếp theo

Hiểu rõ nhập khẩu chính ngạch là gì sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình nhập hàng, đồng thời tuân thủ đúng quy định pháp luật, hạn chế tối đa các rủi ro khi làm thủ tục hải quan và vận chuyển. Mặc dù quy trình có thể phức tạp và cần nhiều loại giấy tờ, nhưng đây là hướng đi an toàn và lâu dài cho các doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động trong lĩnh vực thương mại quốc tế. 

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với Naipot - Cổng đặt hàng Trung Quốc qua hotline: 1900.633.432 để được tư vấn tận tình.